随着社会的进步，现代化信息技术飞速发展，档案管理工作也迈进了自动化和网络化的新时代。网络的开放性给档案管理带来了极大的便利，也给档案的保密工作带来了巨大的挑战，所以在档案管理中，加强保密工作尤为关键。

什么是电子档案？

电子档案主要是以数字编码的方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，同时，计算机系统能够准确识别并科学处理电子档案中的信息，该信息以数字代码序列完成网络传输。如信息准确地记录于存储载体后，则成为数字化信息，并具有较强的机读性特征，存储信息的数量较大，信息内容也更为丰富。

（1）电子档案管理模式的优点：

其一，管理便捷。电子档案经压缩技术处理后，数据信息占用的空间较小，便于保存。

其二，数据信息传输速率快。电子档案的数据信息传输速率较快，便于查阅与调用。

（2）电子档案管理模式的缺陷：

互联网数据共享化与信息开放化的特征在一定程度上增大了数据信息泄露风险，并对电子档案数据信息管理工作提出了前所未有的挑战。现阶段，在电子档案管理工作过程中，普遍存在信息丢失、篡改、泄露等问题，例如：

数据传输。计算机端口连接蓝牙或外接USB数据线等途径窃取数据信息。

电脑病毒。电脑中的病毒能够对电子档案的数据信息加以复制，同时阻拦人为常规的查杀操作，清理痕迹。

档案管理人员责任意识与保密意识薄弱。传统的档案管理方式下，管理人员对电子档案的保密工作缺乏重视，在进行登录、查阅、传输、人员管理的过程当中不重视保密，这些看似没有问题的工作，实则漏洞百出。

档案保密技术落后。在信息技术日新月异的今天，网络环境的开放化与数据信息的共享化在一定程度上增加了保密工作的难度，与此同时，我国的档案保密技术研发起步时间较晚，使得保密技术研发落后于网络开发速度。

如何解决电子信息档案管理中存在的保密问题？

（1）增强保密防范意识

1、建立完善的电子信息档案保密制度

建立完善的电子信息档案保密制度有利于确保保密工作的有序进行，做好电子档案信息的登记、查询、复制、保存、销毁和定期检查等工作内容，明确保密信息管理人员的基本工作要求及工作规范。

2、加强档案管理者的保密意识

管理人员在档案保密工作中扮演着不可忽视的角色，直接影响档案安全。要采取有效措施，不断提高档案管理人员的保密防范意识，加强档案管理者的保密培训工作。

3、加强档案使用者的保密意识

日常工作中应采取多种措施，不断提高档案使用者的保密工作意识和理念，使其在档案使用过程中严格遵守既定的规范和制度，准确把握自身需要承担的法律责任。

（2）重视电子档案管理软硬件建设

电子档案需借助计算机、网络、服务器等软硬件实现存储、查询和共享等功能，因此，加强电子档案软硬件建设也应成为电子档案保密管理的重要内容，将电子档案系统运行环境升级建设纳入日常性工作，才能切实提升信息数据的完整性及准确性，加强系统的整体管理效果，从而有效地避免信息风险。

（3）保密工作中应用网络安全技术

1、防火墙技术

科学及合理的防火墙可以最大限度抵御网络环境的负面影响，有效控制非授权的外部访问。同时，防火墙技术也可起到预防病毒的作用，避免病毒直接入侵计算机系统，保证电子信息档案管理的安全性。

2、加密技术

合理利用加密技术可以有效避免电子信息技术传输中所产生的被窃取风险，同时，充分利用加密技术也可以确保信息使用及管理的安全，防止发生信息泄露问题。

3、设置访问权限

设置访问权限的主要目的是防止非管理人员调取并篡改电子信息档案。

4、备份技术

电子档案存储中应高度重视存储的多元化特征，采取多层备份措施来有效减轻由于档案丢失所产生的负面影响，同时也应对备份载体做好有效管理。

现阶段，我国网络环境的开放性明显加强，随之而来的是前所未见的网络安全隐患。因此，电子信息档案管理工作也需要应对诸多的信息安全问题。为有效保障电子档案信息安全，应结合当前实际，采取科学有效的应对措施，不断提高电子信息档案管理保密工作的水平。

参考文献：谢洪林.如何做好电子档案管理的保密工作[J].科技风,2021(20):80-81.

编辑：成都市成华区国家保密局